LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Roberto Viera
Director Escuela de Ciencias Aplicadas
Roberto.viera@utec.edu.sv

Existen tantas definiciones de proyectos, como autores que escriben sobre esta materia. En resumen todos dicen casi lo mismo, pero cada uno le quiere dar un matiz particular para vender su libro.

Me gusta mucho la definición de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola: “Desafío temporal que se enfrenta para crear un único producto o servicio”, la diferencia entre esta definición y la del PMBOK (cuerpo de conocimientos de la Administración de Proyectos), es que a lo que llama desafío Lledó, el PMBOK le llama tarea; diferencias semánticas.

Chase, Aquilano y Jacobs, en su libro sobre Administración de la Producción y Operaciones lo definen como una serie de tareas relacionadas, usualmente dirigidas hacia un resultado principal y requieren un significativo período de tiempo para su implementación y realización.

La definición depende en gran medida de la disciplina del autor; un economista la vinculará esencialmente con la fuente de costos y beneficios en el transcurso del tiempo; para un financista que presta dinero será el origen de un flujo de fondos; para alguien que trabaja en cooperación será fundamentalmente una relación de solidaridad materializada; para un estudiante de grado es el sueño de su vida. Por eso me gusta la definición de proyectos como un desafío de cualquier índole.

La Administración General y la Administración de Proyectos utilizan instrumentos comunes como: planificación, organización, dirección de recursos humanos, manejo de materiales, ejecución y control. De allí que el conocimiento de los procesos de la Administración General se convierten en un fundamento necesario pero no suficiente para la Administración de Proyectos, que utiliza herramientas propias como la estructura de división del trabajo o el análisis del valor ganado.

Diferencias entre ambas administraciones: en la General nos referimos a un sistema de gestión para organizaciones cuya dirección es extensa y desconocida, en Proyectos se gestionan emprendimientos de carácter finito, con objetivos específicos, únicos y temporales; es decir tengo una fecha límite, un presupuesto limitado, un resultado deseado y un producto o servicio único que debo conseguir.

Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se trabaja con personas.

La Administración de Proyectos puede atravesar los procesos organizacionales en una empresa, no se limita a un departamento o una unidad específica. Para administrar un proyecto me puedo valer de recursos de producción, ventas, contabilidad, etc.

La Administración de Proyectos ha venido adquiriendo mayor  relevancia en los últimos años, el crecimiento exitoso de las organizaciones en un mundo globalizado, está vinculado al desarrollo de proyectos exitosos que generan nuevos productos o servicios. Cuando la organización se ve enfrentada a la necesidad de crear nuevos productos, servicios, o modificar los existentes, tiene que implementar cambios en dicha organización y esto necesita de proyectos creativos e innovadores que se vuelven una necesidad de tipo permanente, lo cual tiende a generar un cambio en la conducción de las empresas convirtiéndolas en organizaciones orientadas a proyectos ya que los métodos de administración tradicional se vuelven inadecuados a las nuevas exigencias. La tendencia es que las organizaciones van cambiando para ajustarse a organizaciones con base en proyectos, que permitan nuevos productos o servicios antes que sus competidores.

Las organizaciones tradicionales caracterizadas por una estructura mecanicista y jerárquica y un estilo directivo, son demasiado rígidas para los tiempos actuales.

VINCULACIÓN ENTRE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS:

La planeación estratégica la podemos entender como un proceso creativo y sistemático que nos lleva a identificar las prioridades de la organización y diseñar métodos que posibiliten el desarrollo de la organización en función de la optimización del uso de los recursos y la generación de ventajas competitivas.

Partiendo del concepto anterior  reflexionemos sobre la Administración de proyectos y su vinculación con la planeación estratégica.

Asumimos que las organizaciones necesitan de la Planeación Estratégica, los proyectos que la organización emprende deben estar alineados con los objetivos estratégicos previamente establecidos, los recursos con que la organización cuenta deben coadyuvar (utilizándolos eficientemente) a la consecución de dichos objetivos. Es decir, un proyecto o los proyectos de una organización, forman parte de un proyecto mucho más grande que nos lleva hacia la visión estratégica de la empresa. Los proyectos hacen posible alcanzar los objetivos estratégicos.

La planeación estratégica ayuda a consolidar la visión sistémica, y los proyectos se enlazan con la estrategia empresarial.

Los que dirigen proyectos deben comprender y comprometerse con la estrategia de la empresa, sea esta pública o privada.

Si no planificamos quedamos supeditados a la improvisación, y esta se encuentra al alcance de todos, no requiere entrenamiento ni conocimientos específicos, y es una herramienta del hombre práctico. Al no contar con una visión, misión, programas de acción, principios y valores para la organización, los posibles proyectos que se implementen corren el riesgo de ir a la deriva como la organización misma, sin un rumbo definido. Acordémonos de lo que dice un antiguo proverbio chino “a menos que cambiemos el rumbo, lo más probable es que lleguemos al lugar hacia el cual nos dirigimos”.